Day 30上午-1：项目采购管理 - 供应商选择的博弈与陷阱

一个因供应商选择失误损失800万的惨痛教训

2020年，某新势力启动「智能维修设备升级」项目，预算800万，计划为全国50家服务中心配置智能诊断设备。

项目经理小张负责供应商选择。他收到3家供应商的报价：

• 供应商A：行业老牌，报价950万（超预算19%）
• 供应商B：新兴品牌，报价680万（省120万），承诺「同等质量」
• 供应商C：进口品牌，报价1200万（超预算50%）

小张的决策逻辑很简单："B最便宜，能省120万，还承诺质量一样，为什么不选？"

8个月后的惨痛结局：

• 设备故障率高达35%（行业平均5%）
• 门店技师抱怨："这设备三天两头坏，还不如手工诊断"
• 供应商B售后响应慢，平均7天才上门维修
• 半年内报修超过200次，门店停工损失超过500万
• 最终不得不全部更换为供应商A的设备，累计花费1450万

如果选择A：

• 初期多花150万，但设备稳定，故障率<5%
• 总成本：950万
• 实际选择B的真实成本：680万（设备）+ 500万（停工损失）+ 270万（重新采购部分设备）= 1450万

多花了500万，还耽误了1年时间。

项目采购管理的全景视图

什么是项目采购管理

项目采购管理（Project Procurement Management）= 从外部获取产品、服务或成果的过程

核心问题：

1. 自制还是外购？（Make or Buy）
2. 买什么？（采购范围）
3. 从谁那买？（供应商选择）
4. 怎么买？（合同类型）
5. 如何管理？（合同执行与控制）

采购管理的三大过程

规划采购管理 → 实施采购 → 控制采购
     ↓              ↓            ↓
  决定买什么      选供应商      监督执行
  采购策略        签合同        验收付款

Step 1：规划采购管理 - Make or Buy决策

决策框架：自制 vs 外购

售后项目的典型采购场景

场景1：服务中心装修改造

决策：外购
原因：
- 非核心能力（公司核心是售后服务，不是装修）
- 专业装修公司效率更高、质量更好
- 需要施工资质

场景2：门店管理系统开发

决策：需要详细分析

自制的理由：
- 涉及核心业务流程，外部供应商可能不理解
- 需要与现有系统深度集成
- 长期需要持续迭代

外购的理由：
- 内部IT资源紧张
- 市场有成熟产品
- 开发周期要求紧

→ 实际操作：采用"外购+定制"混合模式

场景3：客户满意度调研

决策：外购
原因：
- 需要第三方客观性（如J.D. Power）
- 专业调研公司有成熟方法论
- 品牌背书增加可信度

Step 2：供应商选择 - 避开那些致命陷阱

供应商选择的六大维度

1. 能力评估

技术能力：

• 是否有类似项目经验？（最好是同行业）
• 技术方案是否成熟可靠？
• 有无成功案例和客户推荐？

交付能力：

• 团队规模和人员配置
• 项目管理体系是否完善
• 历史项目的按时交付率

财务稳定性：

• 公司经营状况（查企查查、天眼查）
• 是否有资金链风险
• 注册资本和业务规模

案例：

某项目选择了一家技术方案最优的小型供应商，项目进行到一半，该公司因资金链断裂倒闭，项目被迫中止。

教训：对于关键采购，供应商的财务稳定性和技术能力同等重要。

2. 价格分析

常见陷阱：

陷阱1：明显低价

现象：某供应商报价比其他家低30%以上

可能原因：
- 对需求理解不足，漏算了成本
- 先低价中标，后期通过变更加价
- 质量缩水
- 公司急需现金流，不计成本抢单

应对：要求详细报价清单，逐项核对

陷阱2：模糊报价

现象："XX系统开发，总价50万"

问题：
- 需求变更怎么算？
- 包不包售后维护？
- 培训费用是否包含？
- 验收标准是什么？

应对：要求"固定总价合同"或"工作量详细清单"

陷阱3：分阶段涨价

现象：一期很便宜，二三期价格翻倍

策略：供应商用低价拿下一期，形成依赖后再涨价

应对：签订时约定后续阶段的价格上限或折扣

3. 合同条款

关键条款清单：

交付物与验收标准：

❌ 模糊："交付可用的系统"
✅ 清晰："交付符合《需求规格说明书V2.0》的系统，通过UAT测试，bug率<0.5%"

付款方式：

常见方式：
- 343模式：签约30% + 里程碑30% + 验收40%
- 442模式：签约40% + 里程碑40% + 质保期满20%

风险控制：
- 尾款比例要足够（≥20%），确保供应商认真做售后
- 避免"先付全款再交付"的条款

违约责任：

延期罚则：
- 明确："每延期1天，罚款合同金额的0.5%，最高不超过合同总额的10%"
- 但要注意：如果是因甲方原因导致延期，要有免责条款

质量罚则：
- "系统上线后30天内，如重大bug超过5个，供应商需免费修复并赔偿甲方损失"

知识产权：

软件开发项目必须明确：
- 源代码归谁所有？
- 是否可以授权给其他方使用？
- 二次开发权限？

保密条款：

售后项目涉及：
- 客户数据
- 业务流程
- 定价策略

必须约定：
- 供应商不得泄露
- 项目结束后需销毁或归还数据
- 违约赔偿金额

4. 服务能力

售后服务响应：

约定SLA（服务等级协议）：
- 紧急问题：2小时内响应，4小时内现场
- 一般问题：1个工作日内响应
- 系统故障：提供7×24小时热线

培训支持：

明确：
- 培训几次？
- 培训多少人？
- 有无培训材料？
- 是否包含"培训培训师"？

5. 文化匹配度

这个常被忽视，但很重要：

某项目选择了一家技术很强的供应商，但：
- 他们的工作方式是"瀑布式"，要求先定死所有需求
- 而甲方习惯"敏捷迭代"
- 导致合作过程中冲突不断

教训：供应商的工作方式要与自己匹配

6. 风险评估

供应商风险矩阵：

供应商评分模型实战

加权评分法

步骤1：确定评估维度和权重

步骤2：为每个供应商打分（1-10分）

结论：供应商A综合得分最高，虽然价格不是最低，但综合实力最强。

真实战场：完整的供应商选择流程

某新势力「客户关系管理系统」采购实战

背景：

• 预算：150万
• 目标：打通售前售后数据，提升客户体验
• 时间：6个月交付

第1周：需求明确与采购策略

输出文档：
1. 《需求规格说明书》（30页，详细功能清单）
2. 《采购策略》
   - 决定外购（内部IT团队已饱和）
   - 采购方式：公开招标
   - 合同类型：固定总价+里程碑

第2-3周：供应商筛选

行动：
- 发布招标公告（官网、行业媒体）
- 收到12家供应商意向书
- 初筛：筛除不符合基本条件的（如无汽车行业经验）
- 入围：5家

第4周：技术交流与方案评审

每家供应商：
- 1小时技术方案讲解
- 30分钟Q&A
- 提交详细技术方案和报价

评审团队：
- 业务部门代表（售后VP）
- 技术部门代表（IT总监）
- 项目经理
- 采购部门

第5周：商务谈判

入围3家进行详细商务谈判：
- 价格
- 付款方式
- 交付计划
- 售后服务
- 合同条款

第6周：最终决策

使用加权评分模型：
- 供应商A：8.7分（技术最强，但价格偏高180万）
- 供应商B：8.3分（综合平衡，价格150万）
- 供应商C：7.5分（价格最低120万，但经验不足）

最终选择：供应商B
理由：
- 在预算范围内
- 技术方案成熟
- 有3个类似行业成功案例
- 团队稳定，项目经理有10年经验

关键成功因素：

1. 需求明确：30页的详细需求文档，供应商理解一致
2. 多维评估：不只看价格，综合评估
3. 充分沟通：技术交流会深入了解供应商能力
4. 合同严谨：明确验收标准、罚则、售后服务

项目结果：

• 6个月按时交付
• 验收一次通过
• 系统上线后运行稳定
• 客户满意度提升12%

实战练习：为你的项目做供应商选择

场景：你负责为10家服务中心采购智能预约排班系统

任务1：Make or Buy决策

• 列出自制和外购的优劣
• 做出决策并说明理由

任务2：设计评分模型

• 确定评估维度（至少5个）
• 设定权重
• 说明权重设定的依据

任务3：起草关键合同条款

• 付款方式
• 验收标准
• 违约责任
• 售后服务

明天，我们将学习项目沟通管理与项目收尾，完成整个项目管理知识体系的学习。