为什么有了计划，执行时还是一团乱？

2023年冬，某传统品牌西南战区运营专家小李做了一个完整的项目计划：WBS分解得很细，里程碑设置得很清晰，工作量估算也很认真。

但项目执行第3周：

• 团队成员A：「我现在应该做什么？」
• 小李翻开30页的项目计划文档：「你看第18页…」
• 成员A：「太复杂了，我看不懂…」

项目执行第5周：

• 战区负责人：「现在哪些任务在进行？哪些延期了？」
• 小李：「我需要整理一下…可能要1小时…」
• 负责人：「我现在就要知道！」

项目执行第8周：

• 小李发现：3个任务同时需要同一个人
• 数据分析师被3个任务抢着要
• 有的任务因为等待而延期

问题出在哪？

❌ 计划文档太复杂，团队看不懂

❌ 没有可视化，无法快速了解状态

❌ 任务依赖关系不清晰

❌ 资源冲突没有提前发现

什么是甘特图？它能解决什么问题？

甘特图的定义

甘特图（Gantt Chart） 是一种条形图，用横轴表示时间，纵轴表示任务，通过条形的长度和位置展示任务的起止时间、持续时间和相互依赖关系。

发明历史：

由美国工程师亨利·甘特（Henry Gantt）在1910年代发明，最初用于工厂生产管理，后来成为项目管理的标准工具。

甘特图能解决的5大问题

问题1：团队不知道该做什么

❌ 传统计划文档：需要翻阅、查找、理解

✅ 甘特图：一眼看到当前应该做的任务

问题2：不知道项目进展如何

❌ 传统方式：需要逐个询问、汇总、整理

✅ 甘特图：一眼看到完成了多少、延期了多少

问题3：任务依赖关系不清楚

❌ 传统方式：只知道任务，不知道哪些任务要先做

✅ 甘特图：箭头连接，清晰展示前后依赖

问题4：资源冲突难以发现

❌ 传统方式：等到执行时才发现一个人要做3件事

✅ 甘特图：提前看到资源分配，及时调整

问题5：关键路径不明确

❌ 传统方式：不知道哪些任务是关键，全部都赶

✅ 甘特图：高亮显示关键路径，优先保障

如何制作一份实用的甘特图？7个步骤

Step 1：列出所有任务（基于WBS）

从WBS的工作包层级提取任务。

示例：门店NPS提升项目的任务清单

Step 2：估算每个任务的工作量

使用前面学过的估算方法（专家判断法、类比估算法、三点估算法）。

示例：任务工作量估算

Step 3：确定任务依赖关系

四种依赖关系（Dependency Types）：

FS（Finish-to-Start，完成-开始） — 最常见

任务A完成后，任务B才能开始

示例：诊断完成后，才能写报告

SS（Start-to-Start，开始-开始）

任务A开始后，任务B才能开始

示例：现场诊断开始后，数据整理就可以逐步开始

FF（Finish-to-Finish，完成-完成）

任务A完成后，任务B才能完成

示例：门店执行和效果跟踪同时结束

SF（Start-to-Finish，开始-完成） — 很少用

任务A开始后，任务B才能完成

示例：任务依赖关系表

Step 4：分配责任人和资源

为每个任务指定负责人（基于RACI矩阵）。

Step 5：计算关键路径

关键路径（Critical Path） 是项目中最长的任务序列，决定项目最短完成时间。

计算方法：

1. 从起点开始，计算每个任务的最早开始时间（Early Start, ES）
2. 从终点开始，计算每个任务的最晚开始时间（Late Start, LS）
3. 如果 ES = LS，说明这个任务在关键路径上

示例项目的关键路径：

T1（1天）→ T2（3天）→ T4（15天）→ T5（5天）→ T6（8天）→ T7（10天）→ T8（5天）→ T9（3天）→ T10（40天）→ T12（2天）

总工期：92天

Step 6：识别资源冲突

检查同一时间段是否有多个任务需要同一个人。

示例：资源冲突识别

第15-20天：

• T4 现场诊断（需要运营专家）
• T5 数据分析开始（需要数据分析师）

无冲突 ✓

第25-30天：

• T6 报告撰写（需要运营专家 + 数据分析师协作）
• 同时段没有其他任务

无冲突 ✓

如果发现冲突，调整策略：

• 策略1：调整任务顺序（如果依赖关系允许）
• 策略2：增加资源（增派人手）
• 策略3：延长任务时间（降低并行度）

Step 7：绘制甘特图

现在可以绘制甘特图了！

甘特图的关键元素：

1. 时间轴（横轴）：按周或按天显示
2. 任务列表（纵轴）：所有任务
3. 任务条：用横条表示任务的起止时间
4. 里程碑：用菱形◆标记
5. 依赖箭头：显示任务之间的依赖关系
6. 关键路径：用红色或加粗突出显示
7. 当前日期线：显示今天的位置
8. 完成百分比：任务条内显示完成进度

甘特图的实战应用技巧

技巧1：用颜色区分任务状态

色彩编码（Color Coding）让状态一目了然。

• ? 绿色：按计划进行 / 已完成
• ? 黄色：有风险，需要关注
• ? 红色：已延期，需要立即处理
• ? 蓝色：未开始
• ⚫ 灰色：已取消
• ? 橙色：关键路径任务（特别标注）

技巧2：用基线对比计划与实际

基线（Baseline） 是项目批准时的原始计划。

对比显示：

• 上方浅色条：原始计划
• 下方深色条：实际执行
• 一眼看出偏差

示例：

任务A

计划：|--------| （7月1日-7月10日）

实际： |-----------| （7月3日-7月15日）

偏差：延迟2天开始，延迟5天完成

技巧3：设置缓冲时间

不要把计划排得太满，留出缓冲时间。

两种缓冲：

任务缓冲（Task Buffer）

在每个任务的估算时间上加10-20%

示例：估算8天，实际安排9天

项目缓冲（Project Buffer）

在项目结束前预留总工期的10-15%作为缓冲

示例：90天项目，预留9天缓冲，对外承诺99天

技巧4：每周更新甘特图

甘特图不是一次性产物，要持续更新。

每周更新内容：

1. 标记已完成的任务（变成绿色）
2. 更新进行中任务的完成百分比
3. 标注延期的任务（变成红色）
4. 调整后续任务的时间（如果必要）
5. 移动「当前日期线」
6. 记录变更原因

更新频率建议：

• 快节奏项目（<3个月）：每周更新
• 中等项目（3-6个月）：每2周更新
• 长期项目（>6个月）：每月更新

技巧5：关注浮动时间

浮动时间（Slack / Float Time） 是非关键路径任务可以延迟的最大时间，不会影响项目总工期。

如何利用浮动时间：

1. 资源调配：把资源优先给关键路径任务
2. 风险应对：遇到问题时，优先延后有浮动时间的任务
3. 成本优化：浮动时间长的任务可以慢慢做，降低成本

示例：

关键路径任务T4：浮动时间 = 0天（不能延误）

非关键任务T3：浮动时间 = 3天（可以延迟3天）

策略：如果资源紧张，优先保障T4，T3可以适当延后。

甘特图的常见错误与避坑指南

错误1：做完就不管了

症状： 甘特图做好后就锁在文件夹里，从不更新。

后果：

• 计划与实际脱节
• 失去指导作用
• 变成摆设

如何避免：

✅ 把甘特图放在团队可见的地方（墙上 / 共享屏幕 / 项目管理工具）

✅ 每周例会更新一次

✅ 鼓励团队随时查看

错误2：太详细，太复杂

症状： 一个3个月的项目，甘特图上有200个任务。

后果：

• 维护成本太高
• 看不清重点
• 团队觉得繁琐

如何避免：

✅ 只展示工作包层级（WBS的第3或第4层）

✅ 一般3个月项目：20-40个任务

✅ 可以做两个版本：给管理层看的简版 + 给团队用的详版

错误3：忽略依赖关系

症状： 甘特图上只有任务条，没有箭头连接。

后果：

• 不知道哪些任务要先做
• 容易违反逻辑顺序
• 无法识别关键路径

如何避免：

✅ 所有有依赖关系的任务都要用箭头连接

✅ 标注依赖类型（FS / SS / FF）

✅ 用工具自动计算关键路径

错误4：不留缓冲

症状： 每个任务都排得满满当当，一个接一个。

后果：

• 任何一个延误都导致整个项目延期
• 团队压力巨大
• 没有应对意外的空间

如何避免：

✅ 任务之间留1-2天缓冲

✅ 每个阶段结束后留缓冲周

✅ 项目结束前留总缓冲时间

错误5：假装精确

症状： 把任务时间精确到小时，如「2.5天」「18小时」。

问题：

• 估算本身就不精确
• 过度精确给人错觉
• 维护成本高

如何避免：

✅ 按天或按周估算就够了

✅ 短于1天的任务合并

✅ 承认不确定性，用区间表示

本章小结：甘特图是项目的导航仪

如果把项目比作航行：

• WBS 是航线规划（要经过哪些点）
• 里程碑 是关键港口（必经检查站）
• 甘特图 是实时导航（现在在哪，什么时候到）

甘特图让项目可见、可控：

恭喜你完成了Day 55的学习！

你现在掌握了：

✅ 项目管理的完整知识框架

✅ WBS工作分解的实战技能

✅ 工作量估算与责任分配方法

✅ 里程碑设置的艺术

✅ 甘特图制作与应用技巧

下一步行动建议：

1. 选择你手上的一个真实项目
2. 按照今天学的方法做一遍完整规划
3. 用项目管理工具（如Notion、Monday.com、MS Project）制作甘特图
4. 在执行中持续优化

记住： 项目管理不是为了管理而管理，而是为了让目标更容易达成、让团队更轻松协作。工具和方法都是为人服务的，根据实际情况灵活调整才是高手！