一个让领导眼前一亮的报表

2024年8月，运营专家小李在周会上展示了一份门店业绩报表。

其他同事的报表：

• 密密麻麻的数字
• 需要人工判断哪些门店达标、哪些未达标
• 需要人工标注风险等级

小李的报表：

• 达标情况自动标注（"已达标""未达标"）
• 风险等级自动分类（"低风险""中风险""高风险"）
• 颜色自动标识（绿色/黄色/红色）
• 改进建议自动生成

区域总监看完说：「小李这份报表做得好，一目了然。以后大家都参考这个格式。」

会后，同事们纷纷请教：「这是怎么做到的？」

小李笑着说：「用IF函数，让Excel帮你自动判断。」

IF函数：让你的数据会"思考"

什么是IF函数？

IF函数是Excel中的逻辑判断函数，可以根据条件返回不同的结果。

核心逻辑：如果…那么…否则…

• 如果条件成立，那么返回结果A
• 否则返回结果B

形象比喻：

• IF函数就像一个智能门卫
• 你设定规则："如果是会员，放行；否则拦下"
• 门卫会自动判断每个人的身份，执行对应的动作

IF函数的基础语法

函数结构

=IF(条件, 条件为真时的结果, 条件为假时的结果)

三大参数详解

参数1：条件（Logical_test）

• 一个可以判断真假的表达式
• 通常使用比较运算符：> < >= <= = <>
• 示例：A2>100（A2单元格的值是否大于100）

参数2：条件为真时的结果（Value_if_true）

• 当条件成立时，IF函数返回的值
• 可以是文本、数字、公式、甚至另一个IF函数
• 文本要加双引号，如 "达标"

参数3：条件为假时的结果（Value_if_false）

• 当条件不成立时，IF函数返回的值
• 同样可以是文本、数字、公式或IF函数

五大实战场景

场景1：业绩达标判断

需求：判断每个门店本月业绩是否达标（目标：50万）

公式：

=IF(B2>=500000,"已达标","未达标")

解读：

• 如果B2单元格（实际业绩）≥ 50万，显示"已达标"
• 否则显示"未达标"

效果展示：

进阶应用：计算达标率

=COUNTIF(C2:C51,"已达标")/COUNTA(C2:C51)

场景2：客户等级分类

需求：根据客户累计消费金额，自动划分客户等级

• 消费≥10万：VIP客户
• 消费<10万：普通客户

公式：

=IF(B2>=100000,"VIP客户","普通客户")

真实案例：某汽车品牌用这个逻辑识别出328位VIP客户，针对性地推出了"VIP专属服务包"，3个月内这些客户的复购率从45%提升至78%，客户终身价值（LTV）平均提升了2.3倍。

场景3：绩效考核等级

需求：根据门店NPS分数，自动评定等级

• NPS ≥ 70：优秀
• NPS < 70：待改进

公式：

=IF(B2>=70,"优秀","待改进")

应用价值：

• 快速识别表现优秀和需要改进的门店
• 为资源分配提供依据（优秀门店复制经验，待改进门店重点辅导）
• 建立客观、透明的考核标准

场景4：库存预警

需求：根据配件库存数量，自动标注预警状态

• 库存 < 安全库存：需补货
• 库存 ≥ 安全库存：库存正常

公式：

=IF(B2<C2,"需补货","库存正常")

其中：

• B2：当前库存
• C2：安全库存

进阶：结合条件格式，将"需补货"的单元格标红，实现可视化预警。

场景5：价格策略判断

需求：根据客户类型，自动返回对应的折扣价格

• VIP客户：8折
• 普通客户：原价

公式：

=IF(A2="VIP客户",B2*0.8,B2)

其中：

• A2：客户类型
• B2：原价

计算示例：

• 原价1000元，VIP客户：1000 × 0.8 = 800元
• 原价1000元，普通客户：1000元

嵌套IF：多条件判断的利器

什么是嵌套IF？

当有3个或更多分类时，单个IF函数不够用，需要将多个IF函数嵌套使用。

结构：

=IF(条件1, 结果1, IF(条件2, 结果2, IF(条件3, 结果3, 默认结果)))

执行逻辑：

1. 先判断条件1，如果成立返回结果1
2. 如果条件1不成立，再判断条件2，如果成立返回结果2
3. 如果条件2也不成立，再判断条件3，如果成立返回结果3
4. 如果所有条件都不成立，返回默认结果

实战案例1：客户价值分级（3级）

需求：根据客户年度消费金额，划分为三个等级

• 消费 ≥ 20万：A级客户（核心客户）
• 10万 ≤ 消费 < 20万：B级客户（重要客户）
• 消费 < 10万：C级客户（一般客户）

公式：

=IF(B2>=200000,"A级客户",IF(B2>=100000,"B级客户","C级客户"))

逻辑解析：

1. 先判断是否≥20万，如果是返回"A级客户"
2. 如果不是（<20万），再判断是否≥10万，如果是返回"B级客户"
3. 如果也不是（<10万），返回"C级客户"

效果示例：

实战案例2：风险等级评估（4级）

需求：根据门店的NPS分数，评估服务风险

• NPS ≥ 70：低风险（服务优秀）
• 60 ≤ NPS < 70：中等风险（服务良好）
• 50 ≤ NPS < 60：较高风险（服务一般）
• NPS < 50：高风险（服务差，急需改进）

公式：

=IF(B2>=70,"低风险",IF(B2>=60,"中等风险",IF(B2>=50,"较高风险","高风险")))

配合条件格式：

• 低风险：绿色填充
• 中等风险：黄色填充
• 较高风险：橙色填充
• 高风险：红色填充

这样，整个报表就有了"红绿灯"效果，风险一目了然。

实战案例3：完成率分析（5级）

需求：根据业绩完成率，给出详细评价

• 完成率 ≥ 120%：超额完成
• 110% ≤ 完成率 < 120%：优秀完成
• 100% ≤ 完成率 < 110%：达标完成
• 90% ≤ 完成率 < 100%：基本达标
• 完成率 < 90%：未达标

公式：

=IF(C2>=1.2,"超额完成",IF(C2>=1.1,"优秀完成",IF(C2>=1,"达标完成",IF(C2>=0.9,"基本达标","未达标"))))

其中C2 = 实际业绩 / 目标业绩

应用场景：

• 月度业绩复盘
• 门店排名与激励
• 识别持续未达标的门店，进行重点辅导

IFS函数：嵌套IF的简化版（Excel 2016+）

为什么需要IFS？

当嵌套IF层数过多（超过5层），公式会变得非常难读、难维护。

传统嵌套IF的痛点：

=IF(条件1,结果1,IF(条件2,结果2,IF(条件3,结果3,IF(条件4,结果4,IF(条件5,结果5,默认结果)))))

这样的公式：

• 括号太多，容易数错
• 逻辑不直观，难以理解
• 修改困难，容易出错

IFS函数语法

Excel 2016及更高版本提供了IFS函数，让多条件判断变得简洁：

=IFS(条件1, 结果1, 条件2, 结果2, 条件3, 结果3, ...)

执行逻辑：

• 按顺序判断每个条件
• 遇到第一个为真的条件，返回对应结果
• 后续条件不再判断

对比示例：客户等级分类

使用嵌套IF：

=IF(B2>=200000,"A级",IF(B2>=100000,"B级",IF(B2>=50000,"C级","D级")))

使用IFS：

=IFS(B2>=200000,"A级", B2>=100000,"B级", B2>=50000,"C级", TRUE,"D级")

优点：

• 每个条件-结果对都很清晰
• 不需要数括号
• 容易添加、删除、修改条件

注意：

• IFS函数没有"否则"参数
• 如果所有条件都不成立，会返回#N/A错误
• 解决方法：最后加一个永远成立的条件 TRUE

IF函数的三大黄金搭档

搭档1：AND函数 — 多个条件同时满足

AND函数：判断多个条件是否全部为真

语法：

=AND(条件1, 条件2, 条件3, ...)

返回值：

• 所有条件都为真：返回TRUE
• 任意一个条件为假：返回FALSE

实战案例：识别优质门店

需求：同时满足以下条件的为"优质门店"：

• 业绩完成率 ≥ 100%
• NPS ≥ 70
• 客户投诉率 ≤ 2%

公式：

=IF(AND(B2>=1, C2>=70, D2<=0.02),"优质门店","待改进门店")

逻辑：

• AND判断三个条件是否全部满足
• 如果都满足（AND返回TRUE），IF返回"优质门店"
• 如果有任何一个不满足（AND返回FALSE），IF返回"待改进门店"

搭档2：OR函数 — 多个条件满足任一即可

OR函数：判断多个条件是否至少一个为真

语法：

=OR(条件1, 条件2, 条件3, ...)

返回值：

• 任意一个条件为真：返回TRUE
• 所有条件都为假：返回FALSE

实战案例：识别风险门店

需求：满足以下任一条件的为"风险门店"：

• NPS < 60
• 客户流失率 > 30%
• 投诉率 > 5%

公式：

=IF(OR(B2<60, C2>0.3, D2>0.05),"风险门店","正常门店")

逻辑：

• OR判断三个条件是否至少有一个满足
• 如果有任何一个满足（OR返回TRUE），IF返回"风险门店"
• 如果全部不满足（OR返回FALSE），IF返回"正常门店"

搭档3：NOT函数 — 条件取反

NOT函数：将条件的真假取反

语法：

=NOT(条件)

返回值：

• 条件为真：返回FALSE
• 条件为假：返回TRUE

实战案例：识别异常数据

需求：标注所有"不是VIP客户"的订单

方法1（常规）：

=IF(A2<>"VIP客户","普通订单","VIP订单")

方法2（使用NOT）：

=IF(NOT(A2="VIP客户"),"普通订单","VIP订单")

虽然方法1更简洁，但在某些复杂场景下，NOT函数可以让逻辑更清晰。

常见错误与避坑指南

错误1：文本不加双引号

错误写法：

=IF(B2>=100, 达标, 未达标)

正确写法：

=IF(B2>=100, "达标", "未达标")

原因：Excel会把没有双引号的文本当作变量名或函数名，找不到就报错。

错误2：比较运算符写错

常见错误：

• 等于写成 ==（正确是 =）
• 不等于写成 !=（正确是 <>）

运算符对照表：

错误3：嵌套IF的条件顺序错误

错误示例：

=IF(B2>=100000,"B级",IF(B2>=200000,"A级","C级"))

问题：当B2=250000时，应该返回"A级"，但实际返回"B级"

原因：第一个条件（≥10万）已经满足，不会再判断第二个条件

正确写法：

=IF(B2>=200000,"A级",IF(B2>=100000,"B级","C级"))

原则：从大到小（或从小到大）依次判断。

错误4：空值处理不当

问题场景：当单元格为空时，IF函数可能返回意外结果。

示例：

=IF(B2>=60,"及格","不及格")

如果B2为空，会返回"及格"（因为空值被当作0，0<60不成立）

改进方案：先判断是否为空

=IF(B2="","未填写",IF(B2>=60,"及格","不及格"))

或使用ISBLANK函数：

=IF(ISBLANK(B2),"未填写",IF(B2>=60,"及格","不及格"))

10分钟实战练习

从此，你的报表会"说话"

掌握IF函数后，你会发现：

✅ 报表更智能：数据会自动分类、自动标注、自动预警

✅ 判断更一致：公式保证所有判断使用相同标准，避免人为偏差

✅ 效率大提升：3000行数据的分类判断，从1小时变成3秒

✅ 洞察更深入：可以设计复杂的多维度评估体系，全面评价业务表现

下一页预告：掌握了IF函数后，我们将学习SUMIFS函数——多条件汇总的终极武器。它可以让你轻松回答"华东区、A类门店、保养业务的总收入是多少"这样的复杂问题，是数据分析中最实用的汇总工具！